No último artigo falei-te de um dos principais desafios na concretização das nossas ideias: angariar dinheiro.
Hoje, falo-te sobre outro aspeto que considero igualmente relevante: a gestão do tempo.
Grande parte das pessoas queixa-se da falta de tempo. Seja para cuidar de si próprios, para investir nas suas relações ou até mesmo para, simplesmente, parar e relaxar.
Eu percebo. Também tenho uma enorme dificuldade em aproveitar devidamente todas as horas do dia. Mas não me queixo da falta de tempo porque aprendi a olhar para este recurso de outra forma.
De uma forma em que tenho plena consciência que depende apenas de mim, encontrar tempo para todas as tarefas a que me proponho.
Afinal de contas, temos 24 horas por dia para aproveitar!
Resta saber como podemos fazer o melhor uso desse tempo.
Para isso, é necessário:
- Identificar prioridades
É preciso refletir e analisar aquilo que é mais importante na gestão do nosso dia. Distinguir entre aquilo que tem de ser feito agora e aquilo que pode ser deixado para mais tarde. Em todas as áreas da vida.
- Planear com antecedência
Planear obriga-te a olhar para todas as tarefas que tens e alocá-las a determinados períodos do dia ou dias da semana e isto é fundamental para evitar os “ladrões de tempo” (por exemplo, navegar na internet, nas redes sociais, ver televisão, etc.).
- Ser realista
Não adianta tentares encaixar 5 tarefas extra no teu dia se sabes que apenas consegues fazer uma ou duas.
Mais vale distribuir ao longo da semana essas tarefas e, no final, perceber que conseguiste concluir pelo menos uma delas, em vez da frustração de não teres conseguido cumprir os teus objetivos.
Também é preciso perceber que, no teu calendário, tem de haver espaço para tudo: lazer, descanso, relações, trabalho, hobbies e… imprevistos!
Parece muito, eu sei, mas já vamos ver como chegar a bom porto 🙂
1. Lista as tuas tarefas
Lista tudo aquilo que tens por fazer e que te causa angústia por não conseguires estar a fazer.
Reserva uns 30 minutos para esta atividade e começa a agrupar por áreas da vida.
Por exemplo:
Dica: podes utilizar uma plataforma de mapas mentais para fazer esta lista, como o Mindmeister, ou simplesmente anotar no teu caderno, aquilo que for mais eficaz para ti.
2. Organiza as prioridades
Depois de listares as tarefas é importante olhares para cada uma delas, analisar a sua importância e a urgência da sua concretização.
Este passo vai ajudar-te a decidir o que podes fazer já ou aquilo que podes efetivamente deixar para mais tarde.
Se tiveres dificuldade neste processo podes utilizar a Matriz do Tempo ou a Matriz de Eisenhower, uma ferramenta poderosa na gestão de tempo (podes ler sobre esta ferramenta no artigo “Como vencer a procrastinação“).
3. Planeia o teu tempo
Qualquer que seja o método que utilizas – Google Calendar, Outlook, agenda em papel – o importante é que olhes para cada dia da semana na sua plenitude: 24 horas.
Sim, tens 24 horas ao teu dispor, todos os dias, para fazeres aquilo que precisas de fazer.
Só tens de decidir como queres aproveitá-las.
Começa por registar as horas que tens a certeza de estarem ocupadas.
- Por exemplo, se trabalhas das 09h às 18h, nesse período de tempo não podes dedicar-te a mais nada a não ser o trabalho;
- Se estiveres em teletrabalho, podes ter de cozinhar, inclui esse tempo no teu calendário;
- Inclui as deslocações de/para o trabalho se estiveres em regime presencial;
- Se tiveres filhos, inclui a preparação deles para a escola, as deslocações e até o tempo que gostarias de desfrutar com eles;
- Anota também o teu período de sono, sê o mais preciso possível.
Precisas de 8 horas para recuperar a tua energia? Um pouco mais ou és daquelas pessoas que basta 4 horinhas para ficar revigoradas?
Reflete e reserva esse tempo.
Criei este calendário, como exemplo.
Como vês, existem alguns espaços em branco por preencher.
A forma como vais preencher os teus espaços em branco depende inteiramente de ti:
- Podes escolher deixar algum espaço livre para fazeres aquilo que te apetecer;
- Outro espaço pode ser para imprevistos que surjam ao longo da semana;
- Podes querer um espaço para dedicar à tua família;
- Outro espaço pode ser para os teus projetos pessoais.
É altura de pegares na tua lista de tarefas, organizada por prioridades e encaixar essas tarefas no teu calendário.
Podes fazer este planeamento semanalmente e revê-lo na véspera de cada dia para avaliar como está a correr o que planeaste e se precisas de fazer algum ajuste para o dia seguinte.
Desta forma consegues visualizar claramente o tempo que tens disponível para alocar aos teus projetos.
4. Avalia como utilizas o teu tempo
Se mesmo depois do planeamento sentes que não tens nenhum espaço livre, podes precisar de avaliar a forma como utilizas o teu tempo.
⏰ Se costumas jantar e depois ir para o sofá ver televisão para distrair, substitui esse hábito por algo mais produtivo como ler um livro, tratar dos teus projetos, planear o dia seguinte, …
Uma das minhas dificuldades neste hábito foi deixar de passar tempo com o meu namorado.
Geralmente, depois do jantar, é quando nos sentamos e falamos sobre o nosso dia ou, simplesmente estamos juntos para a nossa relação.
Conversei com ele e disse-lhe que precisava daquele tempo para fazer algumas coisas pessoais.
Assim, ele também está envolvido nos meus projetos e nunca se sente de parte. E quando eu estou com ele, estou inteiramente em presença, sem divagar nas minhas preocupações.
⏰ Podes também ganhar tempo ao aproveitar a hora de almoço. Geralmente não utilizamos a hora inteira para almoçar. Se conseguires despachar a refeição em 30 minutos, acabas de ganhar 30 minutos livres que podes utilizar para tratar de recados, para ler um livro ou até para uma curta reunião.
⏰ Outra forma para angariar mais tempo é reduzir um pouco as horas de sono.
Por exemplo, eu sou muito mais produtiva de manhã e não me importo de começar a trabalhar mais cedo no computador, porque sei que vai render bastante.
Se for preciso, acordo 1 ou 2 horas mais cedo para adiantar tarefas em que preciso de ter o cérebro bem disponível.
Para ti, pode ser o contrário e em vez de te deitares às 23h, prolongares mais uma ou duas horas de produtividade noturna ?
Quando entrámos em quarentena, eu acordava à mesma hora, como se fosse para o trabalho, e comecei a praticar 15m de yoga e 15m de meditação.
Estas duas atividades eram algo que eu queria muito experimentar e, mesmo sendo (apenas) 15 minutos, sentia-me muito bem por estar a fazer algo por mim logo no início do dia.
Para avançar com projetos em paralelo com uma atividade a tempo inteiro é preciso dedicação e algum esforço, sobretudo no início, fase em que ainda estamos a testar e não conseguimos ter processos bem implementados.
5. Intenção, Foco e Flexibilidade
Os 4 passos anteriores são fundamentais para conseguires ganhar tempo para os teus projetos, mas temos de ser realistas: os imprevistos acontecem e é impossível controlar tudo o que acontece à nossa volta.
Por isso, existem 3 aspetos que te podem ajudar ainda mais na execução do teu planeamento:
Intenção: identifica a finalidade deste exercício e coloca uma intenção no teu tempo;
Foco: coloca a atenção plena em cada uma das tuas tarefas de forma a seres o mais produtiva possível;
Flexibilidade: se hoje não conseguiste concluir tudo o que pretendias, não desanimes e amanhã volta a tentar.
Por último, deixo-te com esta reflexão, inspirada numa entrevista da Marie Forleo ao Seth Godin :
«O que é que eu vou ter de deixar de fazer,
de forma a conseguir fazer isto?»
Se colocares as coisas nesta perspetiva, estarás sempre a ponderar a importância das tuas tarefas e, em vez de acumulares, estás a selecionar e a priorizar aquilo que mais valor tem para ti neste momento. E esta é uma excelente técnica para alcançar a produtividade.
Seguimos juntos!
Créditos da imagem: Michal Jarmoluk por Pixabay